Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für sxlan.de, die Ticket- und Community-Plattform der SXLAN. Sie erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

Sund-Xplosion e. V.
Zur Schwedenschanze 15
18435 Stralsund

Vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum).
E-Mail für Datenschutzfragen: daten[at]sund-xplosion[dot]de

2. Wo die Plattform läuft

Wir betreiben sxlan.de auf eigener Hardware des Sund-Xplosion e. V. im studentischen Rechenzentrum auf dem Campus der Hochschule Stralsund. Server, Datenbank, Dateispeicher und Datensicherungen liegen dort und werden von uns selbst betrieben; einen externen Hosting-Dienstleister setzen wir nicht ein. Datensicherungen der Datenbank halten wir 30 Tage vor.

3. Aufruf der Website und Protokolle

Wenn du sxlan.de aufrufst, verarbeitet unser Server technisch notwendig deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode und die Angaben deines Browsers (User-Agent). Diese Zugriffsprotokolle unseres Webservers bewahren wir 30 Tage auf, um Störungen zu beheben und Angriffe abzuwehren.

Die Anwendung selbst protokolliert Anfragen ohne IP-Adresse und ohne Seitenadresse; sie vermerkt dabei nur eine interne Kennung deines Kontos. Für die Leistungsüberwachung speichern wir langsame Anfragen mit dieser Kennung 7 Tage.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und binden keine externen Analysedienste, Schriftarten-Server oder Werbenetzwerke ein.

Technisch notwendig und ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) sind:

Nur mit deiner Einwilligung in den Cookie-Einstellungen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) speichern wir Komfort-Einstellungen: appearance (helles/dunkles Design, 1 Jahr) und sidebar_state (eingeklappte Seitenleiste, 7 Tage). Du kannst die Einwilligung dort jederzeit widerrufen; die Cookies werden dann gelöscht.

Im lokalen Speicher deines Browsers merken wir uns außerdem, ob du einen Hinweis zu Push-Benachrichtigungen oder eine Ankündigung weggeklickt hast. Diese Angaben verlassen deinen Browser nicht.

5. Benutzerkonto

Für ein Konto verarbeiten wir Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), deine Sprach- und Zeitzoneneinstellung sowie, falls du sie nutzt, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys. Freiwillig kannst du ein Profil mit Avatar, Banner, Kurzbeschreibung und Links zu deinen Social-Media-Konten anlegen. Solange du angemeldet bist, speichern wir zu deiner Sitzung IP-Adresse und Browserkennung, damit du deine aktiven Sitzungen einsehen und beenden kannst.

Sichtbarkeit: Dein Profil ist standardmäßig nur für angemeldete Mitglieder sichtbar; öffentlich wird es nur, wenn du das einstellst. In Teilnehmerlisten erscheinst du nur, wenn du das ausdrücklich einschaltest, und dann nur mit deinem Benutzernamen, nie mit deinem echten Namen oder deiner E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung der Plattform nach unseren Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); freiwillige Profilangaben verarbeiten wir, weil du sie selbst einträgst und veröffentlichst.

Konten aus dem bisherigen Ticketsystem: Wer bis Oktober 2026 ein Konto im bisherigen Ticketsystem der SXLAN hatte und dort Tickets gekauft oder erhalten hat oder Orga-Mitglied war, wurde mit Konto, Bestellungen und Tickets auf diese Plattform übernommen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Konten ohne Ticket und ohne Bestellung haben wir nicht übernommen.

6. Anmeldung mit Steam

Du kannst dich mit deinem Steam-Konto anmelden oder es mit deinem Konto verknüpfen. Dabei leitet dich dein Browser zu Steam (Valve Corporation, USA) weiter; dort meldest du dich an, und Steam bestätigt uns deine Steam-ID. Über die Steam-Schnittstelle rufen wir zusätzlich deinen Steam-Namen und dein Steam-Avatar ab. Auf der Seite deiner verknüpften Konten lädt dein Browser das Avatar-Bild direkt von Steam; dabei erhält Valve deine IP-Adresse. Für die Verarbeitung bei Steam gilt die Datenschutzerklärung von Valve.

Die Verknüpfung erfolgt auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du kannst sie in deinen Kontoeinstellungen jederzeit wieder lösen.

7. Tickets, Anmeldungen und Einlass

Wenn du ein Ticket kaufst oder dich zu einem Event anmeldest, verarbeiten wir die Anmeldung, die Bestellung und, soweit für eine Rechnung nötig, Rechnungsangaben (Name, Anschrift, ggf. Organisation und USt-IdNr.). Für Ermäßigungen kann eine Teilnahmebedingung abgefragt werden (z. B. Schüler- oder Studierendenstatus); diese Angabe löschen wir nach dem Event.

Zu jedem Ticket erstellen wir einen QR-Code für den Einlass. Beim Einlass halten wir fest, wann dein Ticket gescannt wurde und von wem. Reservierst du einen Sitzplatz, speichern wir ihn zu deiner Anmeldung; andere Teilnehmende sehen im Sitzplan nur, dass ein Platz belegt ist, nicht von wem.

Rechtsgrundlage ist der Vertrag über deine Teilnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege müssen wir 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 257 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); sie bleiben auch nach einer Löschung deines Kontos erhalten.

8. Bezahlung

• Online-Zahlung über Stripe: Für Kartenzahlung und weitere Online-Zahlarten (darunter PayPal) leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe weiter (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Deine Zahlungsdaten gibst du direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Stripe erhält von uns Betrag, Bestellnummer und den Namen des Events; wir erhalten von Stripe den Zahlungsstatus und eine Transaktionsnummer. Stripe kann Daten in die USA übermitteln; dafür stützt sich Stripe auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln. Für die Verarbeitung bei Stripe und PayPal gelten zusätzlich deren Datenschutzerklärungen.
• Überweisung (Vorkasse): Wir gleichen deine Zahlung mit unserem Kontoauszug ab und verarbeiten dabei Name, IBAN und Verwendungszweck.
• Zahlung vor Ort: Bar oder per Karte über ein SumUp-Kartenterminal. Die Kartendaten verarbeitet SumUp; wir vermerken nur, dass bezahlt wurde.

Rechtsgrundlage ist die Abwicklung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

9. E-Mails

Wir schicken dir E-Mails, die zur Nutzung gehören: Bestätigungen, Tickets, Rechnungen, Zahlungshinweise, Passwort-Zurücksetzen und Benachrichtigungen, die du in deinen Einstellungen steuern kannst. Für den Versand nutzen wir den E-Mail-Dienst der netcup GmbH (Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe) als Auftragsverarbeiter. Ein Protokoll versendeter E-Mails (Empfänger, Art und Inhalt der Nachricht, Zustellstatus) bewahren wir 12 Monate auf, um Zustellprobleme und Rückfragen klären zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Versandprotokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Einen Newsletter versenden wir über diese Plattform nicht.

10. Push-Benachrichtigungen

Wenn du Push-Benachrichtigungen einschaltest, speichern wir die Zustelladresse, die dein Browser dafür vergibt. Sie verweist auf den Push-Dienst deines Browser-Herstellers (z. B. Google, Mozilla oder Apple), über den die Nachrichten verschlüsselt zugestellt werden; der Inhalt ist für diesen Dienst nicht lesbar. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst Push-Benachrichtigungen in deinen Einstellungen oder im Browser jederzeit abschalten; die Zustelladresse wird dann gelöscht.

11. Community, Turniere und Galerien

• Chat und Kommentare: Nachrichten im Event-Chat, Kommentare und Likes speichern wir mit deinem Konto. Chaträume eines Events löschen wir 30 Tage nach dem Event, Chats zu Turnierspielen 90 Tage danach. Online-Status wird nur vorübergehend im Arbeitsspeicher gehalten.
• Turniere: Teams, Teamnamen, Aufstellungen und Ergebnisse sind auf den Turnierseiten mit Benutzernamen sichtbar. Für Spiele auf unseren Spielservern übermitteln wir Teamnamen und die Steam-IDs der Spielenden an unsere eigene Server- und Turniersoftware, die ebenfalls in unserem Rechenzentrum läuft.
• Galerien: Die Orga veröffentlicht Fotos von unseren Events, je nach Einstellung öffentlich, nur für Mitglieder oder nur für Teilnehmende des Events. Standort- und Kameradaten (EXIF) entfernen wir aus den veröffentlichten Bildern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, über unsere Veranstaltungen zu berichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchtest du auf einem Foto nicht zu sehen sein, schreib uns; wir entfernen es.
• Support: Anfragen an die Orga speichern wir mit deiner Nachricht, deiner E-Mail-Adresse und technischen Angaben zur Seite, auf der du die Anfrage gestellt hast (z. B. Browser und Fehlermeldung), damit wir das Problem nachvollziehen können. Abgeschlossene Anfragen löschen wir nach 180 Tagen.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit nicht anders angegeben.

12. Weitergabe

Deine Daten verkaufen wir nicht. Wir geben sie nur weiter, soweit es oben beschrieben ist: an Stripe und SumUp zur Zahlung, an netcup zum E-Mail-Versand, an den Push-Dienst deines Browsers, wenn du Push einschaltest, und an Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Speicherdauer im Überblick

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Vieles kannst du selbst erledigen: Unter Einstellungen → Datenschutz lädst du eine Kopie deiner Daten herunter oder löschst dein Konto. Dabei wird dein Konto anonymisiert; Rechnungen und Buchungen bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht erhalten. Ohne Konto oder ohne Anmeldung stellst du eine Anfrage unter sxlan.de/privacy/request, oder du schreibst uns an die oben genannte E-Mail-Adresse. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen:
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin.

15. Sicherheit

Die Verbindung zu sxlan.de ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Passwörter speichern wir nur als Hash, Zugangsdaten zu Zahlungs- und E-Mail-Diensten verschlüsselt. Zugriff auf personenbezogene Daten haben nur Orga-Mitglieder mit der jeweils nötigen Rolle; ihre Aktionen werden protokolliert.

16. Änderungen

Wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Die jeweils aktuelle Fassung findest du hier; frühere Fassungen bewahren wir auf.

Stand: Oktober 2026